Antragstellung

Wer darf Projekte einreichen?

Bewerben können sich lokale, regionale und nationale Behörden, Lehr- oder Forschungseinrichtungen, Ausbildungseinrichtungen, Sozialpartner, Regierungsorganisationen, internationale Organisationen oder nationale und internationale Nichtregierungsorganisationen, allein oder in Partnerschaft mit anderen.

Ein Projektantrag kann in Kooperation mit maximal zwei Projektpartnern eingebracht werden. Projektanträge können nur von Organisationen eingebracht werden, nicht jedoch von Einzel/Privatpersonen. Die Finanzhilfen des EFF bzw. EIF dürfen keinesfalls zur Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit oder zur Gewinnerzielung verwendet werden.

Dürfen Projekte eingereicht werden, die zum Zeitpunkt der Antragsstellung bereits laufen?

Generell ist geplant, dass Projekte im Folgejahr der Antragstellung mit 01.01. beginnen und mit 31.12. des genannten Jahres abschließen. In begründeten Fällen darf das Projekt schon vor der Antragsstellung starten, muss aber jedenfalls über den Zeitpunkt der Antragsstellung hinaus laufen. Bitte beachten Sie unbedingt, dass Sie die Vorgaben zum förderfähigen Zeitraum einhalten, die in den Leitlinien zum Projektaufruf publiziert werden! Für die Programmjahre 2012 wurde als Förderperiode das Kalenderjahr 2013 festgelegt.

Wer sind die Zielgruppen der Fonds?

Zur Zielgruppe des EFF zählen Asylwerber/innen, subsidiär Schutzberechtigte und Asylberechtigte. Bitte beachten Sie, dass einzelne Maßnahmenbereiche auch spezielle Anforderungen bzw. Beschränkungen haben.

Zur Zielgruppe des EIF zählen Drittstaatsangehörige, also Personen mit Staatsbürgerschaft eines Nicht-EU-Landes mit einem Aufenthaltstitel nach dem NAG (Niederlassungs- und Aufenthaltsgesetz), die sich längerfristig in Österreich niederlassen. Den Fokus legt der EIF auf die Integration von neu zugewanderten Personen.

Was sind maßnahmenspezifische und fakultative Indikatoren zur Zielerreichung?

Die jeweiligen maßnahmenspezifischen Indikatoren sind in den Leitlinien zum Projektaufruf festgehalten. Achtung: Sie müssen für jeden Indikator eine Zielzahl angeben! Sollte ein Indikator für Ihr Projekt nicht relevant sein, geben Sie als Zielzahl 0 an. Ergänzend können Sie weitere, über die maßnahmenspezifischen Indikatoren hinausgehende, quantifizierbare Zielzahlen angeben, wenn diese für die Beschreibung Ihres Projekts wichtig sind. Diese werden auch fakultative Indikatoren genannt.

Beispiel: Spezifische Indikatoren der Maßnahme 5 / EFF (verpflichtend anzugeben) sind:

• Anzahl der betreuten Personen: 40
• Anzahl der Beratungsstunden gesamt: 0
• Durchschnittliche Beratungsdauer pro beratener Person: 0
• Anzahl der vermittelten Wohnräume/Wohnungen: 0
• Anzahl der Sprachkurse: 1
• Anzahl der fachspezifischen Sprachkurse: 0
• Anzahl der Arbeitstrainingskurse/Fachqualifizierungskurse/Coaching- und Berufsorientierungskurse: 1
• Anzahl der Kursteilnehmer/innen: 40
• Anzahl der Unterrichtseinheiten gesamt: 410 UE
• Anzahl der Personen, die erfolgreich in den Arbeitsmarkt vermittelt werden konnten: 25

Optional können zusätzliche quantifizierbare Ziele angegeben werden, beispielsweise:

• Durchschnittliche Teilnehmer/innenzahl pro Kurs: 28
• Anzahl der positiven Kursabschlüsse: 26
• Anzahl der Kinderbetreuungsplätze:15
• Anzahl der Exkursionen: 4 pro Halbjahr

Wird die Zielerreichung überprüft?

Ja, alle maßnahmenspezifischen Indikatoren und fakultativen Indikatoren werden im Rahmen des Zwischen- und des Endberichts überprüft. Dazu sind zwingend eine Teilnehmer/innen-Liste inklusive Aufenthaltsstatus und Staatsbürgerschaft anzuführen sowie Kennzahlenberichte vorzulegen. Zusätzlich können Vor-Ort-Überprüfungen stattfinden.

An wen muss der Antrag inklusive Anlange gestellt bzw. gesendet werden?

Alle Projektvorschläge sind per E-Mail und per Post in zweifacher Ausfertigung an die folgende Adresse zu senden:

Bundesministerium für Inneres, Referat III/8/a
Flüchtlings- und Integrationsförderung
Minoritenplatz 9
1014 Wien
Mail: BMI-III-8-a(at)bmi.gv.at  

Wann gilt der Antrag als fristgerecht eingelangt?

Der Antrag gilt als fristgerecht eingelangt, wenn er spätestens am letzten Tag der Einreichfrist elektronisch und in Hardcopy im BM.I, Referat III/8/a, eintrifft. Das Datum des Poststempels gilt nicht als fristwahrend! Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass es vor allem am letzten Tag der Einreichfrist zur Überlastung des elektronischen Posteingangs des BM.I kommen kann. Aktivieren Sie die automatische Empfangsbestätigung, um sicherzugehen, dass der Antrag angekommen ist.

Wie kann um eine BM.I-Kofinanzierung angesucht werden?

Wenn Sie neben der EFF- bzw. EIF-Förderung um einen Finanzierungsbeitrag des BM.I-Referats III/8/a ansuchen, müssen Sie das im Antrag an der entsprechenden Stelle ersichtlich machen. Sie müssen jedoch keinen gesonderten Kofinanzierungsantrag an das BM.I richten. Kofinanzierungen durch andere BM.I-Referate finden nur im Finanzplan Berücksichtigung und sind nicht im Antragsformular anzugeben.

Was soll die detaillierte Projektbeschreibung beinhalten?

Die detaillierte Projektbeschreibung (jedoch maximal 20 A4 Seiten) soll die Relevanz, das Konzept und die Methodik des Projekts im Detail darstellen. Beschreiben Sie auch insbesondere, wie die Erschließung und Arbeit mit der Zielgruppe des jeweiligen Fonds erfolgt. Orientieren Sie sich dabei auch an den Fragen des Bewertungsrasters. Dieser steht im Rahmen des Projektaufrufs auf der BM.I-Homepage zum Download zur Verfügung.

Was ist mit "örtlicher Wirkungsbereich" gemeint?

Der "örtliche Wirkungsbereich" meint das Gebiet, in dem das Projekt wirkt. Das Einzugsgebiet der Zielgruppe soll dabei ebenfalls berücksichtigt werden. Der örtliche Wirkungsbereich ist als Prozentsatz anzugeben.

Beispiel:

Ein Projekt wirkt in St. Pölten und Wiener Neustadt, d.h. das Projekt findet zu 100% in Niederösterreich statt. Im Antrag ist die Frage nach dem "örtlichen Wirkungsbereich" dementsprechend mit „100% Niederösterreich“ zu beantworten. Im Datenerhebungsformular bzw. in der detaillierten Projektbeschreibung müssen Sie die prozentuelle Aufteilung zwischen St. Pölten und Wiener Neustadt genauer angeben, z.B. 50% St. Pölten, 50% Wiener Neustadt. Ein Projekt wirkt in Klagenfurt und Leoben, d.h. das Projekt betrifft zwei Bundesländer. Im Antrag ist die Frage nach dem "örtlichen Wirkungsbereich" je nach Aufteilung z.B. mit "30% Kärnten und 70% Steiermark" zu beantworten.

Wie gehe ich vor, wenn zum Zeitpunkt der Antragstellung noch keine Kofinanzierungszusagen anderer Fördergeber vorliegen?

In diesem Fall legen Sie dem Antrag bitte das Ansuchen um Kofinanzierung bei. Spätestens bei Beginn des Projekts müssen Sie dann eine entsprechende Kofinanzierungszusage an BM.I und ÖIF übermitteln. Der Projektabrechnung schließlich müssen Sie den Nachweis über die erhaltenen Fördermittel beilegen.

Wer ist mein Ansprechpartner beim ÖIF bei Fragen zur Einreichung?

Das Team Europäische Fonds des ÖIF steht Ihnen jederzeit gerne unter
ef(at)integrationsfonds.at für Fragen zur Verfügung.

Finanzplan

Welche Kosten sind förderfähig?

Kosten müssen im Gebiet der Mitgliedstaaten getätigt werden um als förderfähig beurteilt zu werden, d.h. Kosten können in Österreich oder in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union getätigt werden. Kosten sind förderfähig, wenn sie unmittelbar mit der Durchführung des Projekts in Zusammenhang stehen. Sie müssen für das Projekt und die Erreichung der vereinbarten Ziele unabdingbar sowie marktüblich sein. Kosteneffektivität, Sparsamkeit und Effizienz müssen gegeben sein. Die angeführten Kosten müssen jedenfalls in Bezug auf das Projekt aliquotiert werden. Die Ausgaben sind mittels Originalbelegen und Zahlungsnachweisen in Form von Kassabüchern, Kassenbelegen bzw. Kontoauszügen nachzuweisen. Das Rechnungsdatum bzw. der Leistungszeitraum der Rechnung muss innerhalb der vertraglich vereinbarten Projektlaufzeit liegen. Sollte nur die Abschreibung einer Anschaffung förderfähig sein, kann das Rechnungsdatum auch außerhalb der Projektlaufzeit liegen.

Welche Kostenarten sind im Finanzplan ausgewiesen?

Der Finanzplan gliedert sich in direkte und indirekte Kosten. Direkte Kosten sind Kosten, die spezifisch und unmittelbar mit der Projektdurchführung zusammenhängen. Die indirekten Kosten sind mit einem festen Prozentsatz des Gesamtbetrages der direkt förderfähigen Kosten in der Höhe von maximal 7% begrenzt, förderfähig. Indirekte Kosten sind bei der elektronischen Abrechnung jedenfalls detailliert anzuführen, müssen projektbezogen sein und falls erforderlich nachvollziehbar aliquotiert werden. ImBedarfsfall sind indirekte Kosten durch die generellen Nachweispflichten (Originalbelege undZahlungsnachweise) zu belegen.

Was ist unter "Beitrag des Projektträgers und der Projektpartner" zu verstehen?

Unter Punkt b) Beitrag des Projektträgers und Projektpartners öffentliche Einrichtungen und c) Beitrag des Projektträgers und Projektpartners nicht-öffentliche Einrichtungen sind die Eigenmittel der genannten Organisationen anzuführen. Zu beachten ist, dass sich die Zuordnung öffentlich bzw. nicht-öffentlich ausschließlich auf die Rechtsform der einreichenden Organisation bezieht. 

Wie hoch ist die maximale Kofinanzierung durch den EFF/EIF?

Die maximale Kofinanzierung darf 50% der Gesamtkosten nicht überschreiten. Im Rahmen des EIF dürfen im Regelfall ebenfalls maximal 50% der Gesamtkosten beantragt werden. Ausnahme: Bei Projekten, die unter eine spezifische Priorität fallen, ist eine Kofinanzierung von bis zu 75% möglich (Beispiel EIF Maßnahme 3: Interkultureller Dialog).

Muss ich die EFF/EIF-Finanzplanvorlage verwenden?

Ja. Sie müssen alle Tabellenblätter – Einnahmen, Overview, sowie die einzelnen relevanten Budgetpositionen – ausfüllen.

Darf ich die Finanzplanvorlage verändern?

Der Overview kann nicht verändert werden. Falls benötigt, können Sie in den Tabellenblättern der einzelnen Budgetpositionen Zeilen (keine Spalten) einfügen. Bitte achten Sie darauf, dass sämtliche Formelberechnungen korrekt bestehen bleiben.

Müssen Einnahmen und Ausgaben übereinstimmen?

Ja. Einnahmen und Ausgaben müssen bis zur zweiten Kommastelle übereinstimmen.

Wo erfahre ich Genaueres bezüglich der einzelnen Budgetpositionen des Finanzplans?

Für die Antragstellung ist jedenfalls das aktuelle Guidance Dokument heranzuziehen. Dieses bildet auch die Grundlage der Projektabrechnung des jeweiligen Programmjahres.

Förderbedingungen

Wann erfolgt die Ratenauszahlung?

Die Auszahlung erfolgt in pauschalierten Teilbeträgen, sobald die Mittel der Europäischen Kommission verfügbar sind:

Die Auszahlung der ersten Rate in der Höhe von 50% des EFF/EIF-Förderungsbetrags erfolgt nach beiderseitiger Unterzeichnung des Förderungsvertrags.

Die Auszahlung der zweiten Rate in der Höhe von 30% des EFF/EIF-Förderungsbetrags erfolgt nach Vorlage, Prüfung und Genehmigung des Zwischenberichts inklusive Anlagen und der Ausgabenerklärung.

Die Auszahlung der Restrate (maximal 20% des Förderungsbetrags) erfolgt nach Vorlage und Prüfung des Schlussberichts und der Schlussabrechnung und nach deren Anerkennung durch das BM.I.

Beachten Sie, dass es bei der Auszahlung der zweiten und dritten Rate zu Verzögerungen kommen kann. Diese können nämlich erst ausgezahlt werden, wenn die Treuhandmittel der Europäischen Kommission beim Mitgliedstaat eingegangen sind.

Müssen sämtliche Publikationen und Drucksorten einen Verweis auf die Kofinanzierung durch die Europäischen Fonds inkl. Kennzeichnung durch die EU-Flagge beinhalten?

Ja, die Förderung muss sichtbar gemacht werden. Sollte auch eine nationale Kofinanzierung aus Mitteln des BM.I bestehen, muss ebenfalls ein entsprechender Verweis erfolgen.

Die EU-Flagge und das Logo des BM.I sowie der Verweis: „Dieses Projekt wird durch den Europäischen Integrationsfonds/Flüchtlingsfonds und das Bundesministerium für Inneres kofinanziert.“ finden Sie unter folgendem Link: http://www.bmi.gv.at/cms/BMI_Fonds/integrationsf/download/start.aspx  und im Bereich Download auf der Seite des ÖIF.

In welcher Form können finanzielle und sonstige Änderungen im Projekt vorgenommen werden?

Nur während der Projektlaufzeit mögliche Änderungen:

Es kann eine Laufzeitveränderung beantragt werden. Dazu ist jedenfalls eine Vertragsänderung notwendig, welche der Genehmigung durch die zuständige Behörde (BM.I) bedarf.

Für Änderungen der Kostenseite des Finanzplanes, über 10% der betreffenden Budgetposition, muss ein Antrag auf Budgetumschichtung gestellt und durch die zuständige Behörde mittels Vertragsänderung genehmigt werden. Änderungen der Einnahmenseite (Erhöhung oder Ausfall von Drittmitteln) müssen mittels Antrag auf Budgetänderung gestellt und durch die zuständige Behörde mittels Vertragsänderung genehmigt werden. In diesem Fall ist unbedingt die maximal 50%ige Grenze des jeweiligen Fondsbeitrages zu beachten.

Nach der Projektlaufzeit mögliche Änderungen:

Eine Änderung der Kostenseite des Finanzplanes ist im Zuge der Endabrechnung möglich, wenn sich die prozentuelle Veränderung auf unter 10% der betreffenden Budgetposition beläuft. Sämtliche Änderungen sind zunächst der beauftragten Behörde (ÖIF) bekanntzugeben, welche Ihre Anfrage bearbeitet und an die zuständige Behörde zur Genehmigung weiterleitet.

Berichtspflichten

Welche Dokumente sind im Rahmen der Berichte verpflichtend vorzulegen?

Zur Hälfte der Projektlaufzeit plus einem Monat:

• Zwischenbericht
• Kennzahlenbericht
• Teilnehmer/innen-Liste/Klient/innen-Liste
• Ausgabenerklärung

Nach Ende der Projektlaufzeit plus zwei Monate:

• Endbericht
• Kennzahlenbericht
• Teilnehmer/innen-Liste/Klient/innen-Liste
• Abrechnung über die gesamte Projektlaufzeit

Wann und in welcher Form muss ich die Berichte übermitteln?

Sie müssen die Dokumente zum Zwischenbericht bis spätestens einen  Monat nach der Hälfte der Projektlaufzeit übermitteln. Die Frist für den Endbericht endet zwei Monate nach Projektende. Die Berichtspflichten sind vertraglich geregelt.

Beispiel: Ein Projekt beginnt am 01.01.n. und endet am 31.12.n. Die Projektlaufzeit beträgt also zwölf Monate. Der Zwischenbericht ist spätestens bis 31.07.n zu übermitteln. Der Endbericht ist bis 28.02.n+1 vorzulegen.

Für sämtliche angeführte Dokumente sind ausschließlich die jeweils akutellen Vorlagen zu verwenden. Sie finden diese im Download-Bereich oder können diesbezüglich den ÖIF kontaktieren.

An wen und in welcher Form muss ich die Berichte übermitteln?

Die Berichte sind jeweils an das BM.I als zuständige und den ÖIF als beauftragte Behörde elektronisch und in Hardcopy zu übermitteln.

Bundesministerium für Inneres
Referat III/8/a
Postfach 100, 1014 Wien
Mail: BMI-III-8-a(at)bmi.gv.at   

Österreichischer Integrationsfonds
Team Europäische Fonds
Schlachthausgasse 30, 1030 Wien
Mail: ef(at)integrationsfonds.at

An wen muss ich die Originalbelege übermitteln?

Übermitteln Sie die Abrechnung ausschließlich an den Österreichischen Integrationfonds, Team Europäische Fonds (EF), Schlachthausgasse 30, 1030 Wien. Mail: ef(at)integrationsfonds.at

Abrechnung

Wo finde ich Informationen zur Abrechnung?

Informationen zur Abrechnung finden Sie in Ihrem Fördervertag sowie in dem für Ihr Programmjahr gültigen Guidance Dokument.

Welchen Zeitraum umfasst die Zwischenausgabenerklärung bzw. Endabrechnung?

Die Zwischenausgabenerklärung umfasst die erste Hälfte der Projektlaufzeit. Die Endabrechnung umfasst die gesamte Projektlaufzeit. Es müssen sämtliche während der Projektlaufzeit angefallenen Kosten bei der Endabrechnung nachgewiesen werden.

Muss ich die Projekteinnahmen nachweisen?

Ja. Sie müssen in der Endabrechnung sämtliche Projekteinnahmen mittels Kontoauszügen belegen.

In welcher Form sollen Personalkosten abgerechnet werden?

Sie berechnen die gesamten Dienstgeberkosten, die während der Projektlaufzeit angefallen sind, also Bruttogehalt plus Abgaben an Sozialversicherung des Dienstgebers und Finanzamt (keine Boni oder andere Prämienzahlungen). Der aliquote Anteil, den Sie durch Division der Gesamtarbeitszeit pro Tag und Multiplikation mit den Projektstunden erhalten, kann abgerechnet werden.

Muss ich immer einen Dienstvertrag beilegen?

Ja. Sie müssen alle Personalleistungen durch Kopien der (freien) Dienstverträge bzw. Werkverträge belegen und außerdem Stundenaufzeichnungen vorlegen.

Welche Kosten sind im Kilometergeld inkludiert?

Die Kostenersätze in Form von Kilometergeld richten sich nach den aktuell gültigen Reisegebührenvorschriften des Bundes. Mit dem amtlichen Kilometersatz in Höhe von 0,42 Euro für PKW sind folgende Kosten abgedeckt:

• Abschreibung/Wertverlust
• Kraftstoff und Öl
• Wartung und Reparaturen aufgrund des laufenden Betriebes
• Zusatzausrüstungen (z.B. Winterreifen, Schneeketten etc.)
• Autoradio und Navigationsgeräte
• Steuern und Gebühren
• alle Versicherungen (inklusive Kasko-, Insassen-, Rechtsschutzversicherung)
• Mitgliedsbeiträge diverser Autofahrerclub
• Finanzierungskosten (Kredit- oder Leasingraten)
• Parkgebühren und in- sowie ausländische Mautgebühren

Wie rechne ich die Nutzung eines privaten PKWs oder Dienstfahrzeugs ab?

Die Abrechnung der Kosten erfolgt mittels Kilometergeld auf Basis des Fahrtenbuchs. Für Dienstfahrzeuge, die ausschließlich für das Projekt genutzt werden, können Sie alternativ die tatsächlich angefallenen Kosten (Kraftstoff, Abschreibung, Versicherungen, Maut und Parkgebühren etc.) unter Vorlage des Fahrtenbuchs und der Originalbelege abrechnen. Sollte bei privaten PKWs kein Fahrtenbuch geführt werden, so ist zur Prüfung der km-Angabe jedenfalls ein Ausdruck eines Routenplaners beizulegen.

Muss ich Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel immer mit Originaltickets belegen?

Ja.

Wie rechne ich Räumlichkeiten ab, die nur anteilsmäßig für das Projekt genutzt werden?

Förderfähig ist nur der Teil der Kosten, der der Nutzungsdauer für das Projekt sowie der Quote bzw. dem Anteil der tatsächlichen Nutzung für das Projekt entspricht.

Beispiel: Ein 100 m² großer Büroraum wird von vier Mitarbeiter/innen (MA) genutzt. Pro MA stehen also durchschnittlich 25 m² zur Verfügung. Von den vier Personen ist MA 1 zu 50% als Projektleiter/in des EFF/EIF-Projekts tätig. MA 2 ist zu 100% als Berater/in im Rahmen des EFF/EIF-Projekts tätig. Nach 75% der Projektlaufzeit stellt sich heraus, dass MA 2 ausfällt und nicht ersetzt werden kann. MA 3 ist mit der Buchhaltung des Vereins befasst. MA 4 ist ein/e Sachbearbeiter/in und nicht für das EFF/EIF-Projekt tätig. Das bedeutet für die Abrechnung der Räumlichkeiten: MA 1: Kosten für 25 m² * 50% (Ausmaß der Beschäftigung im Projekt) * 100% (Tätigkeit während der Projektlaufzeit) = 12,50 m²MA 2: Kosten für 25 m² * 100% (Ausmaß der Beschäftigung im Projekt) * 75% (Tätigkeit während der Projektlaufzeit) = 18,75 m²

MA 3 zählt als Buchhaltungsmitarbeiter/in zum Verwaltungspersonal. Die Kosten sind nur indirekt förderfähig. MA 4 ist im Rahmen dieses Projekts nicht förderfähig.

Wann sind Mietkosten indirekt förderfähig?

Mietkosten für Räumlichkeiten, die von indirekt förderfähigem Personal genutzt werden, sind nur indirekt förderfähig. Mietkosten für Sanitäranlagen, Teeküche, Flur etc. sind ebenfalls nur indirekt förderfähig.

Muss ich immer einen Mietvertrag beilegen?

Ja. Bitte legen Sie der Abrechnung immer eine Kopie des Mietvertrags bei. Ein Netbanking-Ausdruck bestätigt nur, dass die Zahlung freigegeben und übernommen wurde. Dass die Summe tatsächlich vom Konto abgebucht wurde, bestätigt nur ein Kontoauszug.  

Muss ich eine Kopie der Abrechnung anfertigen?

Ja. Nach Abschluss der Endabrechnung müssen Sie eine Kopie der gesamten Abrechnungsunterlagen anfertigen und auf Verlangen vorweisen. Die Kopie hat alle relevanten Belege – auch im Rahmen der Abrechnungsprüfung nachgereichte Unterlagen – zu enthalten.

Wer ist mein Ansprechpartner bei Fragen zur Abrechnung?

Die Mitarbeiter/innen des ÖIF stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.

Was geschieht mit den Originalbelegen?

Die Originalbelege werden auf ihre formale und inhaltliche Richtigkeit geprüft und in Höhe der anerkannten Fördersumme entwertet. Nach Genehmigung der Abrechnung durch die Zuständige Behörde (d.h. das BM.I) werden die Belege an den Projektträger retourniert.

Sonstiges

Wo erhalte ich weitere Informationen zu den Europäischen Fonds?

Die Website des ÖIF bietet unter folgendem Link: http://www.integrationsfonds.at/europaeische_fonds/

Informationen über die Europäischen Fonds und geförderte Projekte.

Die Website des BM.I bietet unter folgendem Link: http://www.bmi.gv.at/cms/BMI_Fonds/  die Rechtsgrundlage sowie vertiefende Informationen zu den Europäischen Fonds und Dokumente zum Download, die bei der Einreichung zu berücksichtigen sind.