Frequently Asked Questions - Europäische Fonds
Antragsstellung Wer darf Projekte einreichen?
Berechtigt Projekte einzubringen sind lokale, regionale und nationale Behörden, Lehr- oderForschungseinrichtungen, Ausbildungseinrichtungen, Sozialpartner, Regierungsorganisationen, internationale Organisationen oder nationale und internationale Nichtregierungsorganisationen, allein oder in Partnerschaft mit anderen.
Die Finanzhilfen des EFF/EIF dürfen keinesfalls zur Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit oder zur Gewinnerzielung verwendet werden.
Dürfen Projekte eingereicht werden, die zum Zeitpunkt der Antragsstellung bereits laufen?
Bitte beachten Sie hierfür unbedingt die Angaben zum förderfähigen Zeitraum, die in den Leitlinien zum Projektaufruf publiziert werden!Sofern die Vorgaben des förderfähigen Zeitraums erfüllt werden, gilt: Das Projekt darf schon vor der Antragsstellung starten, muss aber jedenfalls über den Zeitpunkt der Antragsstellung hinaus laufen. Für die Programmjahre 2010 wurde als Förderperiode das Kalenderjahr 2011 festgelegt.
Wer sind die Zielgruppen der Fonds?
- Zur Zielgruppe des EFF zählen AsylwerberInnen, subsidiär Schutzberechtigte und Asylberechtigte. Bitte beachten Sie die entsprechenden Anforderungen und Beschränkungen des jeweiligen Maßnahmenbereichs.
- Zur Zielgruppe des EIF zählen Drittstaatsangehörige, mit Fokus auf neu zugewanderte Personen. Die Zielgruppe des EIF umfasst also Personen mit Staatsbürgerschaft eines Nicht-EU-Landes, welche sich längerfristig in Österreich niederlassen.
Was sind die Unterschiede zwischen quantifizierbaren Zielen und Indikatoren?
Die maßnahmenspezifischen Indikatoren sind in den Leitlinien zum Projektaufruf festgehalten. Für jeden Indikator ist zwingend eine Zielzahl anzugeben. Sollte ein Indikator nicht für Ihr Projekt relevant sein, ist als Zielzahl 0 anzugeben.Die maßnahmenspezifischen Indikatoren sind Teil der quantifizierbaren Ziele. Ergänzend können weitere, über die Indikatoren hinausgehende Zielzahlen angegeben werden.
Zum Beispiel: spezifische Indikatoren der Maßnahme 6 / EFF (verpflichtend anzugeben):
- Anzahl der Kursteilnehmer,
- Anzahl der abgehaltenen Kurse
- Anzahl der abgehaltenen Unterrichtseinheiten pro Kurs
- Anzahl der abgehaltenen Kursstunden gesamt
- Durchschnittliche Teilnehmerzahl pro Kurs
- Anzahl der positiven KursabschlüsseOptional könnten zusätzliche quantifizierbare Ziele angegeben werden, beispielsweise:
- Anzahl der Kinderbetreuungsplätze
- Anzahl der Exkursionen
Müssen alle maßnahmenspezifischen Indikatoren erfasst bzw. erfüllt werden?
Ja, alle maßnahmenspezifischen Indikatoren sind zwingend anzugeben und quantitativ zu erfassen. Sollte ein Indikator nicht für das Projekt zutreffend sein, ist als Zielzahl 0 anzugeben.
An wen muss der Antrag gestellt/gesendet werden?
Alle Projektvorschläge sind per E-mail und postalisch in zweifacher Ausfertigung an die folgende Adresse zu senden:
Bundesministerium für Inneres
Referat III/5/b
Postfach 100, 1014 Wien
Mail: BMI–III-5-b(at)bmi.gv.at
In welcher Form muss der Antrag gestellt werden?
Alle Projektvorschläge sind per E-mail und postalisch in zweifacher Ausfertigung an das BM.I, Referat III/5/b, Postfach 100, 1014 Wien Mail: BMI–III-5-b(at)bmi.gv.at zu senden.
Wann gilt der Antrag als fristgerecht eingelangt?
Der Antrag gilt als fristgerecht eingelangt, wenn er spätestens am letzten Tag der Einreichfrist elektronisch und in Hardcopy im BM.I, Referat III/5/b eintrifft. Das Datum des Poststempels gilt nicht als Frist wahrend!Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass es vor allem am letzten Tag der Einreichfrist zur Überlastung des elektronischen Posteingangs des BM.I kommen kann. Um sicher zu gehen, dass die Übertragung des Antrags erfolgt ist, aktivieren Sie die automatische Empangsbestätigung.
Wie kann um eine BM.I-Kofinanzierung angesucht werden?
Wenn neben der EFF- bzw. EIF-Förderung um einen Finanzierungsbeitrag des BM.I Referats III/5/b angesucht wird, ist dies im Antrag an der entsprechenden Stelle ersichtlich zu machen. Es ist jedoch kein gesonderter Kofinanzierungsantrag an das BM.I zu richten. Kofinanzierungen durch andere BM.I-Referate finden nur im Finanzplan Berücksichtigung und sind nicht im Antragsformular anzugeben.
Was soll die detaillierte Projektbeschreibung beinhalten?
Die detaillierte Projektbeschreibung soll neben der Projektrelevanz, das Konzept und die Methodik im Detail darstellen. Gehen Sie dabei insbesondere auf die Fragen des Bewertungsrasters ein. Dieser steht im Rahmen des Projektaufrufs auf der Webseite des BM.I zum Download zur Verfügung.
Was ist mit „örtlicher Wirkungsbereich“ gemeint?
Der „örtliche Wirkungsbereich“ bezieht sich auf das Gebiet, in dem das Projekt wirkt. Das Einzugsgebiet der Zielgruppe soll dabei ebenfalls berücksichtigt werden. Der örtliche Wirkungsbereich ist als Prozentsatz anzugeben.
Zum Beispiel:
- Ein Projekt wirkt in St. Pölten und Wiener Neustadt, d. h. das Projekt findet zu 100% in Niederösterreich statt. Im Antrag ist die Frage nach dem „örtlichen Wirkungsbereich“ dementsprechend mit „100% Niederösterreich“ zu beantworten. Im Datenerhebungsformular bzw. in der detaillierten Projektbeschreibung ist die prozentuelle Aufteilung zwischen St. Pölten und Wiener Neustadt genauer anzugeben, z.B. 50% St. Pölten, 50% Wiener Neustadt.
- Ein Projekt wirkt in Klagenfurt und Leoben, d.h. das Projekt betrifft zwei Bundesländer. Im Antrag ist die Frage nach dem „örtlichen Wirkungsbereich“ je nach Aufteilung z.B. mit „30% Kärnten und 70% Steiermark“ zu beantworten.
Müssen sämtliche Anlagen zum Antrag auch in elektronischer Form abgegeben werden?
Ja. Bitte denken Sie daran, sämtliche Anlagen zum Antrag auch elektronisch an das Referat III/5/b des BM.I zu übermitteln.
Wie gehe ich vor, wenn zum Zeitpunkt der Antragstellung noch keine Ko-finanzierungszusagen anderer Fördergeber vorliegen?
In diesem Fall ist dem Antrag das Ansuchen um Kofinanzierung beizulegen. Spätestens bei Beginn des Projekts ist eine entsprechende Kofinanzierungszusage an BM.I und ÖIF zu übermitteln. Der Projektabrechnung ist der Nachweis über die erhaltenen Fördermittel beizulegen.
Wer ist mein Ansprechpartner beim ÖIF bei Fragen zur Einreichung?
Das Team Europäische Fonds des ÖIF steht Ihnen jederzeit gerne unter ef(at)integrationsfonds.at für Fragen zur Verfügung.
Finanzplan Was sind durch zweckgebundene Einnahmen gedeckte Kosten?
In ordnungsgemäß begründeten Fällen kann die Kofinanzierung des Projekts teilweise aus Arbeitsleistungen seitens an dem Projekt beteiligten, festangestellten öffentlich Bediensteten bestehen. In diesem Fall sind diese Kosten nicht als direkte oder indirekte Personalkosten, sondern als durch zweckgebundene Einnahmen gedeckte Kosten förderfähig. Unter dieser Budgetposition sind außerdem projektbezogene Reisekosten der genannten Personen anzuführen. Die durch zweckgebundene Einnahmen gedeckten Kosten dürfen maximal 50% der von der beteiligten Behörde eingebrachten Mittel betragen.
Welche Kosten sind förderbar?
Kosten sind förderbar, wenn sie unmittelbar mit der Durchführung des Projekts in Zusammenhang stehen. Die Aufwendungen müssen für die Durchführung des Projekts und die Erreichung der vereinbarten Ziele unabdingbar sein und im Einklang mit den marktüblichen Konditionen stehen. Es ist Kosteneffektivität, Sparsamkeit und Effizienz zu gewährleisten.
Kosten müssen mit Belegen nachgewiesen werden, wobei das Rechnungsdatum bzw. der Leistungszeitraum innerhalb der vertraglich vereinbarten Projektlaufzeit liegen muss.
Welche Kosten sind indirekt förderbar?
Die indirekten Kosten umfassen Ausgaben für unterstützende Funktionen und administratives Personal; Kosten der alltäglichen Verwaltung wie z.B. Büromaterial, Kommunikationskosten, Porto, Reinigung und Hygiene; Versicherungsprämien; Bankgebühren und Bankspesen; Mietkosten für Räumlichkeiten, sowie Ausrüstungsgegenstände, die vom Verwaltungspersonal genutzt werden; Wasser und Energiekosten; sonst. Kosten im Zusammenhang mit Verwaltung und Management;
Auch für die Abrechnung der indirekten Kosten gelten die generellen Nachweispflichten. Indirekte Kosten müssen in jedem Fall projektbezogen sein, aliquotiert werden und tatsächlich angefallen sein.
Was ist unter Beitrag des Projektträgers und der Projektpartner zu verstehen?
Unter Punkt b) und c) der Einnahmen sind nur Eigenmittel des einreichenden Vereins oder etwaiger koeinreichender Projektpartner anzuführen. Die Bezeichnung öffentliche bzw. nicht-öffentlich bezieht sich ausschließlich auf die Rechtsform der einreichenden Organsationen.
Wie gehe ich vor, wenn zum Zeitpunkt der Antragstellung die Höhe der Ko-finanzierung anderer Fördergeber noch nicht bekannt ist?
Dafür ist im Finanzplan unter Tabellenblatt „Einnahmen“ die Spalte „beantragte Finanzhilfe“ vorgesehen. Dem Projektantrag ist eine Kopie des Förderansuchens beizulegen. Die Genehmigung der beantragten Kofinanzierung ist nachzureichen sobald diese vorliegt.
Wie hoch ist die maximale Kofinanzierung durch den Fonds?
Die maximale Kofinanzierung darf 50% der Gesamtkosten nicht überschreiten. Ausnahme: Im Rahmen des EIF kann bei Projekten, die die Vorgaben einer spezifischen Priorität erfüllen, die Kofinanzierung aus Mitteln des Fonds bis zu 75% betragen.
In welcher Form können im laufenden Projekt Budgetänderungen vorgenommen werden?
Änderungen bzw. Verschiebungen der Budgetpositionen a)-l) bedürfen der Zustimmung der zuständigen Behörde. Änderungen von bis zu 10% der gesamten direkten Kosten können mittels Budgetumschichtungsformular beantragt werden. Änderungen von mehr als 10% erfordern eine Vertragsänderung.
Ist die EFF/EIF-Finanzplanvorlage verpflichtend zu verwenden?
Ja! Es sind alle Tabellenblätter – Einnahmen, Overview, sowie die einzelnen relevanten Budgetpositionen – auszufüllen.
Darf die Finanzplanvorlage verändert werden?
Der Overview darf nicht verändert werden. Falls benötigt können in den Tabellenblättern der einzelnen Budgetpositionen Zeilen (keine Spalten) eingefügt werden. Bitte achten Sie darauf, dass sämtliche Formelberechnungen korrekt bestehen bleiben.
Müssen Einnahmen und Ausgaben übereinstimmen?
Ja! Einnahmen und Ausgaben müssen bis zur zweiten Kommastelle übereinstimmen.
Was versteht man unter Sachverständigenhonorare?
Kosten im Zusammenhang mit der Konsultation von Experten, wie Rechtsberater, Notare, technische und finanzielle Experten, Supervisoren, etc. können hier budgetiert werden, insofern ein direkter Projektzusammenhang besteht.
Welche Ausgaben sind unter Verwaltungs- und Managementausgaben zu budgetieren?
Unter dieser Position sind Kosten in Zusammenhang mit der Betriebsunterhaltung wie z.B. Büromaterial, Telefon, Internet, Porto, Reinigung und Hygiene, Versicherungsaufwand, Kosten für Recruiting von Personal, etc. zu budgetieren. Personalkosten von angestellten Verwaltungsmitarbeitern und Management fallen nicht darunter. Diese sind als indirekte Personalkosten zu budgetieren.
Förderbedingungen
Wie hoch ist die maximale Kofinanzierung durch den Fonds?
Die maximale Kofinanzierung darf 50% der Gesamtkosten nicht überschreiten. Ausnahme: Im Rahmen des EIF können Projekte, die die Vorgaben einer spezifischen Priorität erfüllen, eine Kofinanzierung aus Mitteln des Fonds bis zu 75% erhalten.
Wann erfolgt die Ratenauszahlung?
Die Auszahlung erfolgt in pauschalierten Teilbeträgen sofern die Mittel der Europäischen Kommission verfügbar sind:
- Die Auszahlung der 1. Rate in der Höhe von 50% des EFF/EIF-Förderungsbetrags erfolgt nach beiderseitiger Unterzeichnung des Förderungsvertrags.
- Die Auszahlung der 2. Rate in der Höhe von 30% des EFF/EIF-Förderungsbetrags erfolgt nach Vorlage, Prüfung und Genehmigung des Zwischenberichts und der –abrechnung.
- Die Auszahlung der Restrate (maximal 20% des Förderungsbetrags) erfolgt nach Vorlage und Prüfung des Schlussberichts und der Schlussabrechnung und nach Anerkennung derselben durch das BM.I.Beachten Sie, dass es bei der Auszahlung der 2. und 3.Rate der Mittel der Europäischen Kommission zu Verzögerungen kommen kann, da diese nur nach Eingang der Treuhandmittel beim Mitgliedsstaat ausgezahlt werden können.
Berichtspflichten
Was ist der Kennzahlenbericht?
Die Kennzahlenübersicht ist ein zahlenmäßiger Bericht über die Erfüllung der vertraglich vereinbarten quantifizierten Ziele und ist dem Zwischen- sowie dem Endbericht verpflichtend beizulegen. Im Kennzahlenbericht wird der Grad der Zielerreichung dargestellt.
An wen und in welcher Form sind die Berichte zu übermitteln?
Die Berichte sind jeweils an das BM.I und den ÖIF elektronisch und in Hardcopy zu übermitteln.
Bundesministerium für Inneres
Referat III/5/bPostfach 100, 1014 Wien
Mail: BMI–III-5-b(at)bmi.gv.at
Österreichischer Integrationsfonds
Team EF
Schlachthausgasse 30, 1030 Wien
Mail: ef(at)integrationsfonds.at
Die Abrechnungsunterlagen sind nur an den ÖIF zu übermitteln.
Wann sind die Berichte zu übermitteln?
Der Zwischenbericht und die Zwischenabrechnung sind zur Hälfte der Projektlaufzeit plus einen Monat zu übermitteln.
Zum Beispiel: ein Projekt beginnt am 01.01.n und endet am 31.12.n, die Projektlaufzeit beträgt also 12 Monate. Der Zwischenbericht ist spätestens bis 31.07.n zu übermitteln. Die Zusendung des Endberichts hat bis spätestens zwei Monate nach Projektende zu erfolgen. Die Berichtspflichten sind vertraglich geregelt.
Abrechnung:
Welchen Zeitraum umfasst die Zwischen- bzw. Endabrechnung?
Die Zwischenabrechnung (= 1.Teilabrechnung) umfasst die erste Hälfte der Projektlaufzeit. Die Endabrechnung (= 2.Teilabrechnung) umfasst die 2. Hälfte der Projektlaufzeit. Der/die Prüfer/in fügt die beiden Teilabrechnungen nach Abschluss der Prüfung in einem Gesamtoverview zusammen. NEU:Müssen die Belege der Zwischenabrechnung bei der Endabrechnung nochmals angeführt werden?Nein. Es handelt sich um zwei Teilabrechnungen. Der/die Prüfer/in fügt die beiden Teilabrechnungen nach Abschluss der Prüfung in einem Gesamtoverview zusammen.
In welcher Form sollen Personalkosten abgerechnet werden?
Für die Berechnung bzw. Abrechnung der Personalkosten stehen die folgenden zwei Möglichkeiten zu Verfügung: Methode Nr. 1:Bei dieser Methode werden die gesamten Dienstgeberkosten der Projektlaufzeit berechnet, d.h. Bruttogehalt und Abgaben an Sozialversicherung und Finanzamt (keine Boni oder andere Prämienzahlungen). Die Personalkosten können anteilig, je nach Beschäftigungsausmaß des entsprechenden Mitarbeiters im Projekt, abgerechnet werden. Beispiel: Wenn der/die abgerechnete Mitarbeiter/in zu 60% im Projekt tätig ist, dann können 60% der berechneten DG-Kosten abgerechnet werden. Methode Nr. 2:Bei dieser Methode werden die Personalkosten pro Tag berechnet, indem die gesamten DG-Kosten der Projektlaufzeit berechnet werden und diese dann durch die gesamten produktiven Tage dividiert werden. Dieser Betrag wird dann mit der Anzahl der Leistungstage des jeweiligen Mitarbeiters im Projekt multipliziert.
Muss immer ein Dienstvertrag beigelegt werden?
Die Personalleistungen sind generell durch die Vorlage von Kopien der (freien) Dienstverträge bzw. Werkverträge zu belegen.
Müssen die Projekteinnahmen nachgewiesen werden?
Ja, im Rahmen der Endabrechnung müssen sämtliche Projekteinnahmen in Form von eindeutigen Rechnungsbelegen inkl. dazugehöriger Zahlungsbelege nachgewiesen werden.
Welche Kosten sind im Kilometergeld inkludiert?
Mit dem amtlichen Kilometersatz, in Höhe von € 0,42 für PKW, sind folgende Kosten abgedeckt:Abschreibung/Wertverlust, Benzin und Öl, Wartung und Reparaturen aufgrund des laufenden Betriebes, Zusatzausrüstungen (z.B. Winterreifen, Schneeketten etc.), Autoradio, Navigationsgeräte, Steuern und Gebühren, alle Versicherungen (inklusive Kasko-, Insassen-, Rechtsschutzversicherung), Mitgliedsbeiträge diverser Autofahrerclubs, Finanzierungskosten (Kredit- oder Leasingraten), Parkgebühren und in- sowie ausländische Mautgebühren.
Wie soll die Nutzung eines privaten PKW’s oder Dienstfahrzeuges abgerechnet werden?
Die Abrechnung der Kosten erfolgt mittels Kilometergeld auf Basis des Fahrtenbuchs. Für Dienstfahrzeuge, die ausschließlich für das Projekt genutzt werden, können alternativ die tatsächlich angefallenen Kosten (Kraftstoff, Abschreibung, Versicherungen, Maut und Parkgebühren, etc.) unter Vorlage des Fahrtenbuchs und der Originalbelege abgerechnet werden.
Sind Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel immer anhand von Originaltickets zu belegen?
Ja.
In welcher Form sollen Räumlichkeiten, die nur anteilsmäßig für das Projekt genutzt werden, abgerechnet werden?
Förderfähig ist nur der Teil der Kosten, welcher der Nutzungsdauer für das Projekt sowie der Quote bzw. dem Anteil der tatsächlichen Nutzung für das Projekt entspricht.
Beispiel:
Ein 100 m2 Büroraum wir von 4 Mitarbeitern (MA) genutzt, d.h. jedem MA stehen durchschnittlich 25m2 Raum zur Verfügung. Von den 4 Personen ist Mitarbeiter A zu 50% als Projektleiter eines EFF/EIF-geförderten Projekts tätig. Mitarbeiter B ist zu 100% als Berater im Rahmen des EFF/EIF-Projekts tätig. Nach 75% der Projektlaufzeit stellt sich heraus, dass dieser Mitarbeiter ausfällt und nicht ersetzt werden kann. Mitarbeiter C ist mit der Buchhaltung des Vereins befasst. Der vierte Mitarbeiter ist ein Sachbearbeiter, der nicht für das EFF/EIF-Projekt tätig ist.Für Mitarbeiter A dürfen die Kosten für 25m2 * 50% (Ausmaß der Beschäftigung im Projekt) = 12,50m2 berechnet werden. Er ist während der gesamten Laufzeit für das Projekt tätig.Für Mitarbeiter B dürfen die Kosten für 25m2 * 100% (Ausmaß der Beschäftigung im Projekt) = 25m2 berechnet werden. Er ist allerdings nur während 75% der Laufzeit im Projekt tätig, daher dürfen die Kosten nur in diesem Ausmaß abgerechnet werden.
Der Buchhaltungsmitarbeiter C zählt zum Verwaltungspersonal und die dem Projektanteil entsprechenden Kosten sind daher nur indirekt förderfähig.
Die Kosten für Mitarbeiter D sind nicht im Rahmen dieses Projekts förderfähig.
Wann sind Mietkosten indirekt förderfähig?
Mietkosten für Räumlichkeiten, die von indirekt förderfähigem Personal genutzt werden, sind nur indirekt förderbar. Mietkosten für Sanitäranlagen, Teeküche, Flur usw. sind ebenfalls nur indirekt förderfähig.
Muss immer ein Mietvertrag beigelegt werden?
Ja, der Abrechnung ist immer eine Kopie des Mietvertrags beizulegen.
Warum reicht ein Netbanking-Ausdruck (Bestandsaufschlüsselung) nicht als Zahlungsnachweis?
Bei diesen Ausdrucken handelt es sich nur um eine Bestätigung, dass die Zahlung freigegeben und übernommen wurde – dies bestätigt aber nicht, dass die Summe tatsächlich vom Konto abgebucht wurde. Dies bestätigt nur der Kontoauszug.
An wen ist die Abrechnung zu übermitteln?
Die Abrechnung ist ausschließlich an den Österreichischen Integrationsfonds, Team Europäische Fonds (EF), Schlachthausgasse 30, 1030 Wien, Mail: ef(at)integrationsfonds.at, zu übermitteln.
In welcher Form ist die Abrechnung zu übermitteln?
Die Abrechnung ist in Hardcopy, in Form von Originalbelegen und elektronisch in Form der jeweils aktuellen EFF/EIF-Abrechnungsvorlage im Format Excel ausschließlich an den Österreichischen Integrationsfonds zu übermitteln.
Muss eine Kopie der Abrechnung angefertigt werden?
Ja. Nach Abschluss der Endabrechnung ist eine Kopie der gesamten Abrechnungsunterlagen (Zwischen- und Endabrechnung) an den ÖIF zu übermitteln. Die Kopie hat alle relevanten Belege - auch im Rahmen der Abrechnungsprüfung nachgereichte Unterlagen – zu enthalten.
Wer ist mein Ansprechpartner bei Fragen zu Abrechnung?
Die Mitarbeiterinnen des ÖIF stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.
Was geschieht mit den Originalbelegen?
Die Originalbelege werden auf ihre formale und inhaltliche Richtigkeit geprüft und in Höhe der anerkannten Fördersumme entwertet. Nach Genehmigung der Abrechnung durch die Zuständige Behörde werden die Belege an den Projektträger retourniert.
